怎样写一封地道的英文电子邮件, 提高回复率?

 

 

有一天,一位员工给老板写信要求涨薪,她是这么写的:

Dear Bo$$
In thi$ life, we all need $ome thing mo$t de$perately. I think you $hould be under$tanding of the need$ of u$. worker$ who have given $o much $upport including $weat and$ervice to your company.
I am $ure you will gue$$ what I mean and re$pond $oon.

Your$ $incerely,
Marian $hih

虽然有趣,但这样的信发出去可不一定合适:不是石沉大海没有回复,就是得不到想要的结果,甚至可能写完就受到投诉!


那么,如何优雅有效地回复信件呢?宾夕法尼亚州社区学院就曾经有一节专门讲电子邮件的商务礼仪课程,讲述了其中的大致要点。



当然,如果不想在撰写英语邮件中遇到困难,除了要把事情讲清楚,还需要注意两点:一,优雅;二,地道。看看下面的小技巧,是否会让你茅塞顿开呢?

 

如何更优雅?

无论是同事交流抑或是给客户写信,基本的礼貌得体是最重要的。即使看起来文字并没有语法错误,却也可能因为粗鲁、无礼而让人误解,造成不必要的麻烦。

 


开头:感谢后直入主题

从问候语开始邮件内容,如"Dear XX", "Hi XX";如果不知道对方具体是谁,则为"To whom it may concern"(敬启者)。接下来,你可以先感谢对方:


之前没接触过的客户可以说:

"Thank you for contacting XXX Company."

“感谢您联系XXX公司”


如果已经有过联系,可以说:

"Thank you for your prompt reply."

“谢谢您的及时回复”

在电子邮件开头澄清你的来意非常重要,这样才能更好的引出邮件的主要内容。


如咨询,
"I am writing to enquire about …"
“我写此信是要向您咨询”

如疑问,
"For the assignment XXX, I have the following questions… "
“就XXX协议,我有以下几个问题……”

如确认,
"As discussed over the phone…"
“根据电话讨论……”


诸如此类,根据需求灵活运用。

内文:多用礼貌用语

试想,如果你接到一封邮件,处处有这样的话语:

"I want to tell you……"

“我要告诉你……”

"You must notice that……"

“你必须要注意……”


"reply immediately"

“马上答复”

显然,即使内容合理,也会让你一肚子的气。然而,很多人在英文邮件中,就是会犯这样的错误。所以,当你要表达请求、质疑或观点时,尽量将陈述句改为疑问句。例如以上的话就可以改为:

"May I say that…"
“我能够说……吗?”

"Have you noticed that…"
“您是否注意到……”

"We look forward to hearing your feedback and suggestions."
“期待您的反馈建议”


瞧,这样是不是舒服多了呢?

 

写好英语邮件

 


结尾:恭维、感谢与祝福

在你说完正事之后,可别就这么发出去了。有几句经典句型,使用频率颇高,你可以把它们背下来……

"We really appreciate the service you provided to us."
“我们非常感激您为我们提供的服务。”

"We feel fortunate to have you as our clients and friends."
“有您这样的客户和朋友是我们的福气。”

"We shall spare no efforts in endeavoring to be of service to you."

“我们将竭尽全力为您服务。”


Best regards! / Kind regards!

诚挚的问候!

说实话,以上语句如果放在中文邮件里,或许有点肉麻。不过,在英文邮件中,这可是必不可少的!


注意!

1. 慎用像BR这样的缩写。曾经有外国网友这么说过:

"I really don't like 'BR'. How could they be your 'best regards' if you couldn't even be bothered to type them out?"
“我真的不喜欢‘BR’。如果你甚至懒得打出来,又怎么会是你“诚挚的问候”呢?”


2. 最好不要在商务信函中出现"Cheers!" "With love""Take care!"这样的结束语,看起来太随意了。


当然,如果对方不可理喻,或者你需要命令收信人,那么,你大可不必考虑以上所有温婉的语句了。



如何更地道?


地道的英文邮件

 


避免出现歧义

抛弃机翻的词典吧,因为它往往会告诉你一个外国人都不用的单词,让人莫名其妙。若你对一个词的正确性拿不准又没专业人士可以请教时,不妨用描述性的话去解释它,就像字典里解释一个词一样。



避免中式英语


也抛弃上学时老师打了勾的范文吧。事实上它们还是很"Chinglish":什么"With the development of society and technology "(随着社会科技发展)、"In the principle of"(本着……原则)……日常我们常说的很多话看上去没有问题,但也要避免,如"My English is poor"(我英语不好)——第一,不专业,第二,很中式。毕竟,从来也没外国人告诉你My Chinese is poor呀。

 

避免中式英语

 

保持清晰简洁


在用英语写邮件的时候,不需要华丽的词藻和复杂的句式来彰显你的诚意;清晰、有条理的方式才是最佳选择。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。用"If you have any other questions please feel free to contact me"这样的句子来结束正事的叙述,可以创造进一步交流。

 

和很多工作技能的提升一样,写出优雅地道的英文E-Mail很难一蹴而就,更多是通过漫长的积累与练习得到提升的。在这个过程中,寻求英语国家专业外教的帮助是个好主意——在专业人士的教导下,不仅能学习更优雅地道的表达方式,也会更好地理解英语商务文化,由此迈向成功的彼岸。

 

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