商务英语书信中的格式和称谓如何写?



  在商务交涉中,其中书信体沟通是最重要的沟通方式之一,不论是邮件还是书信,格式和称谓都显得尤为重要。通常我们所说的电报、电传、报告书、书信、明信片等都属于商务英语书信的范畴。TutorABC提醒大家,英语和美语在书信格式和称谓上存在一定的差异,这些差异体现在信头称呼、书信格式,遣词、结尾客套语等方面。那么商务英语书信中的格式和称谓到底如何写呢?先来看看英语和美语书信中有哪些差别,这样你在写的时候便可以有针对性的使用,可以避免一些不必要的麻烦。

  一、英国书信格式

  在学英语的过程中,我们经常会有美式英语和英式英语做对比,商务英语书信中的格式和称谓也同样存在他们的比较。

  1.书信格式用词方面

  一般来讲,英国书信比较保守,他们喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板。当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语queen’s english。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。

  2.书信格式方面

  英国常用书信格式一般多为缩进式或锯齿式(indented style),也就是每段的第一个词缩进去。在正式的商业英语书信中,要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(inside address)。缩进式或称英国式将各行依次退缩。

  近来英国商业书信信内地址并未依次缩进,似乎与美国式相同。

  3.称谓方面

  在英文书信中要使用敬语,最普遍的敬语是mr,mrs和miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用esq.(esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用mr。mmes.(madam的复数形式),用于二个女士以上。messrs(mr的复数形式)用于二个以上的男人,或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里,mr, mrs, messrs,均不加缩写句点,

  二、美国书信格式

  1.书信格式用词方面

  相比英国书信格式,美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。

  2.书信格式方面

  商业英文书信,美国常用格式称为垂直式或齐头式(block style),一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度尊重工作效率的美国公司,已普遍采用这种格式。垂直式和美国式将各行并列。此外,在美国还流行一种普通收信人地址的写法,就是在书信的inside address中,把门牌号和街名都省略掉。

  3.称谓方面

  相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如mr., mrs., messrs.。在称呼方面,商业上最普遍的有gentlemen(美国式)与dear sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。

  相信通过以上各方面的比较,在商务英语书信中的格式和称谓如何写方面应该比较清楚了。更多关于商务英语书信的写作内容和方法可以去看看TutorABC学习资源里面的内容。


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